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⚡ Instant 🏢 Globale Enterprise-SaaS- & Technologiedienstleistungen 👥 2.600 Mitarbeitende · 9 Länder (EN/DE/FR/NL/JA/TR+) ⏱️ 3 Wochen (Entra ID + HR Dataverse + Studio APIs)

Zero-Touch Global HR-Onboarding, AcroForm-PDF-Paket, Outlook-Signaturen & 10-Sprachen-Teams-GIFs

Vollautomatisierte People-Ops-Pipeline bei Neueinstellungen in Microsoft Entra ID / Workday: füllt amtliche AcroForm-PDFs (`UB-6`) aus, erstellt einheitliche Outlook-HTML-Signaturen mit QR-vCard, versendet selbstlöschende AES-256-GCM-Zugangsdaten (`/m/:token`) und postet animierte Jubiläums-/Willkommens-GIFs in 10 Sprachen in Teams.

10 Langs
Animierte Teams-GIFs
620 hrs
Eingesparte HR-Zeit/Jahr
100%
Keine Klartext-Passwörter
2,600
Einheitliche QR-Signaturen

⚠️ Frühere Engpässe & Lizenzhürden

In 9 Landesgesellschaften gestalteten HR-Teams Geburtstagskarten manuell in Canva, verschickten temporäre IT-Passwörter im Klartext per E-Mail, tippten Personalbögen in PDF-Formulare ab und korrigierten uneinheitliche Outlook-Signaturen.

  • ✕40 Minuten manuelle Grafikarbeit pro Neueinstellung, Beförderung oder Jubiläumspost
  • ✕Temporäre IT-Passwörter blieben dauerhaft im Klartext in Gesendeten Elementen und Chats liegen
  • ✕Zerschossene E-Mail-Signaturen zwischen Windows-, macOS- und mobilen Outlook-Clients
  • ✕Wiederholtes Abtippen identischer Stammdaten in behördliche AcroForm-PDF-Dokumente

✅ Power Platform + Zetaleap Lösung

Verknüpfung von Entra ID & HR-Listen mit den Zetaleap HR- & Dokument-APIs: automatisches Ausfüllen und Sperren von AcroForm-PDFs (`UB-6`), clientübergreifende Outlook-HTML-Signaturen + `.vcf`-QR (`/api/studio/email-signature`), Einmal-Geheimlinks (`/m/:token`) für Erstpasswörter sowie animierte `.GIF`-Karten in 10 Sprachen (`/api/studio/celebration`) für Teams.

  • ✓Null manueller Grafikaufwand bei über 1.900 jährlichen Willkommens-, Geburtstags- und Kudos-Beiträgen
  • ✓100 % Abschaffung unverschlüsselter Passwort-E-Mails durch Burn-After-Reading AES-256-GCM-Links
  • ✓Einheitliche Corporate-Outlook-Signaturen inkl. scannbarer QR-vCard für alle 2.600 Mitarbeitenden
  • ✓Über 620 eingesparte HR-Arbeitsstunden pro Jahr bei Tag-1-Formularen und IT-Bereitstellung

⚡ 5-stufige End-to-End-Ausführungspipeline

01
Entra ID / HRIS Lifecycle-Trigger Entra ID + Dataverse People Ops
Erkennt Neueintritte, Dienstjubiläen, Geburtstage, Beförderungen oder Team-Kudos automatisch.
02
AcroForm-Personalbögen Ausfüllen POST /api/studio/pdf-form (UB-6)
Befüllt offizielle Lohn- und Sozialversicherungs-AcroForm-PDFs und sperrt die Formularfelder.
03
Outlook-HTML-Signatur & QR-vCard POST /api/studio/email-signature + .ics Invite
Erzeugt kompatible HTML-Signaturen + RFC-6350-.vcf-QR sowie `.ics`-Einführungstermine.
04
Selbstlöschender Passwort-Link POST /api/automation/magic-link (/m/:token)
Übermittelt initiale Zugangsdaten über einen bot-sicheren AES-256-GCM-Einmallink (`/m/:token`).
05
10-Sprachen-Feier-GIF in Teams POST /api/studio/celebration (GIF / SVG)
Rendert animierte .GIF-Karten in der jeweiligen Landessprache und postet sie im Teams-Kanal.

🛡️ Unternehmenssicherheit, DLP & ALM-Governance

  • ◆AES-256-GCM-Geheimtext wird unmittelbar nach dem ersten Abruf im Zetaleap Tresor unwiderruflich gelöscht (`NULL`)
  • ◆Abgeschottete Zetaleap Media Engine mit vollständiger europäischer, türkischer und japanischer Typografie
  • ◆Automatische Berücksichtigung von Opt-out-Wünschen und Standortsprachen (`en..ja`) aus Dataverse
  • ◆Schreibgeschützte (`flattened`) AcroForm-PDFs werden direkt in der digitalen Personalakte archiviert

🧩 Technologie- & Konnektor-Stack

Realisiert mit verwalteten Microsoft Cloud-Diensten und zertifizierten Zetaleap Swagger 2.0 Konnektoren:

Microsoft Entra ID TriggersMicrosoft Teams ChannelsZetaleap 10-Lang GIF/SVG StudioZetaleap AcroForm PDF Fill (UB-6)Zetaleap Burn-After-Reading (/m/:token)Zetaleap Outlook Signature + QR vCard
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